Egal, ob Du Methoden, Tipps und Tricks für ein besseres Zeitmanagement umsetzen möchtest, deine Kommunikation fokussierter gestalten oder deine persönlichen Bedürfnisse mehr berücksichtigen möchtest, solltest Du diese vier Grundsätze heranziehen.
1. Einfachheit
Stell´ Dir vor ein großes Unternehmen stellt fest, dass der Informationsfluss sehr viel Zeit frisst. Da muss erst einmal dargestellt werden, wer welche Information zu welchem Zeitpunkt benötigt und wie die Information zu den Betroffenen kommt (nicht alle MA brauchen alle Informationen, nicht alle MA haben immer Zugriff auf einen PC). Vielleicht ist auch noch wichtig, wer wann im Unternehmen ist. Hier und auch bei anderen Themen ist oft ein komplexeres System notwendig, um alles so zu gestalten, dass es zu den Vorgaben passt.
Als Einzelunternehmerin bzw. nur mit einem kleinen Team benötigst Du keine komplexen Strukturen. Viele Ideen lassen sich in kleinen Unternehmen einfach ausprobieren – ohne viele Investitionen im Vorfeld. Und wenn es nicht passt, dann änderst oder passt Du die Struktur und/oder Methoden.
2. Visualisierung
Warum schreiben wir To-Do-Listen, machen Fotos und führen Tagebuch (zumindest einige)? Weil ein Gedanke, eine Idee, eine Erinnerung schnell vergessen ist. Bei der Generierung, Prüfung und Umsetzung von Ideen ist das genauso. Wenn Du Ideen und Methoden, die Du umsetzen möchtest, grafisch darstellst und an einen Ort sichtbar machst, auf den Du öfters schaust, vergisst Du sie nicht. Die Visualisierung dient aber auch dazu erst einmal Ideen zu sammeln, zu ordnen und die Umsetzung (Wer macht was bis wann?) festzuhalten.
3. Kontinuität
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, wie man so oft liest. Bis etwas zur Routine wird, musst Du es immer und immer wieder machen. Also bleib dran! Selbst wenn Du es mal vergisst. (Es sei denn das Neue passt so gar nicht zu Dir.)
Es lohnt es sich auch immer mal wieder auf das Bestehende zu schauen. Hinterfrage, was passt und was Du gerne ändern möchtest.
Außerdem ist Kontinuität wichtig, weil Du nicht alles auf einmal ändern solltest. Wenn Du z. B. mehrere Zeitmanagementmethoden umsetzen möchtest, dann macht es mehr Sinn erst einmal mit einer anzufangen und nach und nach weitere einzuführen.
4. Aktives Sammeln von Ideen
In den Anfängen – ich spreche hier von ca. 1900 - hieß das Ideenmanagement Betriebliches Vorschlagswesen. Die Mitarbeiter konnten ihre Ideen auf Zettel formulieren und in einen zentralen „Briefkasten“ einwerfen. Ein sehr passives System!
Frage aktiv nach Ideen! Dich selbst, MA bzw. freie MA oder auch gelegentlich Kunden bzw. dein Netzwerk. Überlege Dir am Anfang der Woche ein Thema bzw. notiere Dir ein Problem, dass Dir aufgefallen ist. Notiere Dir im Laufe der Woche, was Dir einfällt, wann das Problem auftritt, wer beteiltigt, was Dich am Problem stört.. Bitte ggf. auch andere um Rückmeldung. Mache das Thema bzw. das Problem sichtbar (Visualisierung)! Wenn das Thema umfassender ist, dann weite die Ideensammlung auf einen Monat aus.