Beim Blick auf eine bessere Zeitorganisation geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch deine Zeitorganisation stressfreier zu gestalten. Denn nicht nur konkret Zeit einzusparen, also Aufgaben z. B. zügiger zu erledigen oder zu delegieren, entlastet dich, sondern auch, wenn es für dich einfacher ist, Aufgaben, Termine und Verantwortung schneller und stressfreier zu planen. Aber was beeinflusst noch den Umgang mit deiner verfügbaren Zeit?
Routinen als Baustein für deine Zeitorganisation!
Eine wichtige Methode können Routinen sein. Routinen sind Handlungen, die wir immer wieder in der gleichen Reihenfolge oft zur gleichen Zeit durchführen. Im privaten Alltag ist das zum Beispiel eine immer gleich bleibende Abfolge von Handlungen am Morgen oder beim abendlichen Zu-Bett-Bringen deiner Kinder. Darüber musst Du meistens schon gar nicht mehr nachdenken. (Obwohl sich Routinen natürlich auch an veränderte Lebensbedingungen anpassen sollten.)
Aber auch im beruflichen Alltag sind Routinen wichtig. Eine gewisse Abfolge beim Verfassen von Content, ein bestimmtes Vorgehen beim Schreiben von Angeboten, ein Ritual um den Arbeitstag abzuschließen geben Dir Struktur, die dein Gehirn entlastet.
Routinen kannst Du auch in einer anderen Form für dein Zeitmanagement verwenden: Überlege, ob Du bestimmte Aufgaben bestimmten Tagen und Zeiten zuordnest. So musst Du nicht immer überlegen, wann Du welche (vielleicht unangenehme) Tätigkeit erledigst. Schreibe zum Beispiel Content am Dienstag vormittag, führe Kundengespräche Montag und Mittwoch, der Freitag ist dein „Verwaltungstag“.
Erwartungen beeinflussen deine Zeitorganisation!
Wieviele Aufgaben Du hast, welche Termine Du wahrnimmst, wieviel Verantwortung Du trägst, hängt auch von Erwartungen ab.
Deine Arbeit muss immer perfekt sein, die Kinder sehr gut in der Schule und immer ordentlich, der Haushalt makellos, das Essen frisch gekocht, dein ehrenamtlicher Einsatz für die Schule und für Vereine immer gegeben, der Kuchen für die Familienfeier superb…Was erwartest Du von Dir? Was erwarten andere von Dir?
Wir selbst stellen meist hohe Erwartungen an uns selbst. Dann kommen noch die Erwartungen von deinem Partner, von den Kindern und anderen Familienmitgliedern. Der Kindergarten und die Schule stellen auch Erwartungen an dich als Mama. Auch dein erweitertes soziales Umfeld (z. B. Vereine) möchte etwas von Dir.
Aber was ist davon wirklich wichtig? Klar, einiges ist wichtig. Wenn deine Kinder gut in der Schule sind, haben sie es später leichter. Der Haushalt sollte einigermaßen auf Stand sein, weil Du damit auch Krankheiten verhinderst und deine Arbeit einen gewissen Standard erfüllen. Auch Arzttermine sind wichtig.
Aber Perfektion muss nicht in allen Bereichen sein. Dann ist halt mal ein Fleck in der Hose deines Kindergarten-Kindes, ein paar Krümel liegen auf dem Küchenboden, der Kuchen ist vielleicht nur ein Marmorkuchen und keine Torte, deine Arbeit ist nicht perfekt, aber gut genug und Du stehst nicht für alle Veranstaltungen als Helfer zur Verfügung.
Was ist Dir wichtig? Halte aus, dass nicht alles perfekt ist, dass Menschen sich vor den Kopf gestoßen fühlen, wenn sie nicht fest mit deinem Einsatz rechnen können oder mal etwas nicht klappt.
Welche Prioritäten setzt Du in deinem Alltag?
Es gibt einige Methoden, um Aufgaben im beruflichen Alltag zu priorisieren: ABC-Methode, Eisenhower-Matrix, „Eat the frog“. Wie diese Methoden funktionieren, kannst Du mit wenigen Klicks im Internet nachlesen. Prioritäten im beruflichen Alltag zu setzen, ist wichtig, um die dir zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen.
Hier soll es aber um einen anderen Aspekt gehen: um die Prioritäten, die Du dir selbst in deinem Alltag und deinem Leben setzt. Als Mama ist dein Alltag oft fremdbestimmt – mit Verantwortung, Aufgaben und Terminen. Verantwortung und Aufgaben für dich selbst, für deine Kinder, deine Familie und Terminen, z. B. im Sportverein, Ehrenamt, Arztbesuche.
Nicht alles kannst Du einfach aus deiner ToDo-Liste streichen oder an andere delegieren, aber Du kannst überlegen, was Dir wichtig ist und was Dir nicht so wichtig ist. Das darf und kann sich im Laufe der Jahre ändern. Es wird Jahre geben, da werden die Kinder das Wichtigste sein, weil sie klein sind und dich brauchen, aber irgendwann werden sie selbstständiger und Du hast Freiräume für anderes. Vielleicht hast Du in den letzten Jahren viel gemacht, zum Beispiel auch viel Zeit in ein Ehrenamt investiert, aber jetzt fehlt Dir die Kraft. Dann darfst Du dich auch aus dem Ehrenamt zurückziehen und die frei werdende Zeit für dich nutzen. Vielleicht hast Du beruflich ein Team geleitet und ihr habt viele Erfolge gefeiert, aber Du merkst, dass Du deine Energie und deine Zeit für andere Themen einsetzen und beruflich weniger Verantwortung möchtest.
Meine drei Tipps:
1. Überlege, welche drei Themen Dir dieses Jahr am wichtigsten sind.
2. Plane deine wichtigsten Themen bewußt ein. Möchtest Du dich wieder mehr um dich selbst kümmern? Dann plane Dir dafür bewußt Zeiten im Kalender ein. Überlege, was Dir gut tut.
3. Deine Entscheidungen betreffen auch andere Personen? Du hast Angst, dass sie sich vor den Kopf gestoßen fühlen? Dann rede offen und ehrlich mit dieser Person. Wenn Dir die Person wichtig ist, überlegt gemeinsam, welche Lösung für euch passt.
Auch Verantwortung kann eine Zeitherausforderung sein.
Klar, als Mama trägst Du viel Verantwortung. Wenn dein Kind klein ist, kann es sich noch nicht selbst versorgen. Es ist darauf angewiesen, dass Du deine Verantwortung wahrnimmst und dich um es kümmerst. Grundsätzliche organisatorische Schulangelegenheiten, Arzttermine, Überblick über den Familienalltag oder über die Finanzen – auch hier trägst Du immer Verantwortung.
Aber Du kannst Verantwortung auch abgeben. Zum Beispiel an einen Partner und später auch an dein Kind. Je nach Alter kann es Aufgaben und Verantwortung übernehmen. Zimmer aufräumen, Tisch decken, Schulranzen für den nächsten Tag packen, an den Sportbeutel denken, alleine zur Schule laufen sind nur kleine Aufgaben, aber Du kannst die Verantwortung dafür übertragen. Vielleicht klappt es nicht von Anfang an perfekt und Du musst die Aufgaben begleiten, aber nach einer Weile entlastet es deinen Mama-Alltag, wenn Du nicht mehr selber an alles denken musst. (Und deine Kinder lernen selbst an etwas zu denken.)
Auch im beruflichen Alltag kannst Du Verantwortung an eine Mitarbeiterin oder eine virtuelle Assistentin abgeben. Besprich mit deiner Mitarbeiterin klar, was Du Dir vorstellt, wie eine Aufgabe erledigt wird, was wichtig ist, aber traue dich auch, die Verantwortung für die Aufgabe abzugeben.
Trau Dich Verantwortung abzugeben - für Aufgaben und Termine. Das verschafft Dir Zeit und macht deinen Kopf frei.
Kleiner Zusatztipp: Wir Mamas neigen ja gerne dazu unser Kind regelmäßig an etwas zu erinnern. Hast Du die Bücher für morgen eingepackt? Deine Hefte? Deine Stifte? Denk an deinen Sportbeutel!...Ist dein Kind davon auch oft genervt? Meine Tochter rollt dann mit den Augen und ich höre ein langgezogenes „Mama“. Für ein anderes Thema habe ich „Aufgabenkarten“ entwickelt. Auf einer Karteikarte stehen alle Aufgaben, die meine Tochter zu einem bestimmten Zeitpunkt machen soll. So hat sie eine Erinnerung, was sie erledigen soll und ich muss sie nicht immer erinnern.