Mehr Struktur in deinem Arbeitstag

Oft sind es die kleinen Aufgaben, die für mehr Ordnung und Struktur sorgen. Fünf stelle ich Dir nachfolgend vor. Probiere sie gerne aus. Implementiere sie nach und nach in deinen Arbeitstag. Passe sie ggf. an oder verwerfe sie wieder, wenn sie nicht zu Dir passen.

 

Der „Die wichtigste Aufgabe“-Start

Starte den Arbeitstag mit zwei Aufgaben:
- Stelle ein Glas und eine Flasche Wasser (oder ähnliches) bereit. Schon ein geringer Flüssigkeitsverlust sorgt dafür, dass Du unkonzentriert wirst und Fehler machst.
- Wirf einen Blick auf deine heutige To-do-Liste und suche Dir die wichtigste Aufgabe des Tages heraus. Erledige sie am besten gleich. Wenn das nicht möglich ist, weil Du dafür z. B. einen Anruf tätigen musst und dein Ansprechpartner noch nicht erreichbar ist, dann lege eine Uhrzeit fest. Lass´ dich von deinem Kalender daran erinnern.

Der „30 Minuten-Fokus“

Haben sich viele kleine Aufgaben angesammelt? Hier eine E-mail beantworten, da einen Text für deinen Blog auf Rechtschreibung und Grammatik Korrektur lesen, dort etwas recherchieren, auf Social Media nach interessanten Beiträgen schauen – reserviere für diese Aufgaben jeden Tag einen bestimmten 30 Minuten-Block in deinem Kalender. Vielleicht gleich morgens für das Gefühl etwas geschafft zu haben, vor oder nach der Mittagspause oder am Ende des Arbeitstages. Aufgaben, die weniger als 2 Minuten brauchen, solltest Du übrigens gleich erledigen. Insbesondere, wenn es erforderlich wäre, dass Du dich wieder in das Thema einfindest.
Zusatztipp: Ich arbeite gerne mit Farben. Auch für deine To-do-Liste kannst Du Farben verwenden. Markiere z. B. kurze Aufgaben mit einem grünen, längere Aufgaben mit eine gelben und lange, anspruchsvolle Aufgaben mit einem roten Punkt. So siehst Du gleich, welche Aufgaben Du in deinem 30-Minuten Block erledigen kannst.

Der Prokrastination-Tag

Seien wir mal ehrlich. Jeder von uns hat doch etwas, was er ewig vor sich herschiebt. Im Privaten gerne mal Arzttermine auszumachen, im Unternehmen einen eigentlich wichtigen Anruf (z. B. beim Finanzamt, beim Steuerberater, beim nervigen Kunden), die Recherche eines wichtigen Themas (Datenschutz, Buchhaltung etc.), den Schreibtisch aufzuräumen, E-mails auszusortieren etc.
An einem Tag in der Woche machst Du etwas, dass Du schon ewig auf deiner Liste stehen hast. Lege einen Tag und eine Uhrzeit fest. Zum Beispiel Donnerstag 11 Uhr.
Bereite Dich auf diese Aufgabe vor, wenn es nötig ist (zum Beispiel Unterlagen zusammensuchen, Fragen und Wünsche überlegen und notieren), aber mache Dich nicht unnötig verrückt, in dem Du dir ausmalst, wie die Aufgabe verläuft. Vorbereitung – ein paar Mal tief durchatmen – Go! Viele Gespräche sind gar nicht so unangenehm, wenn Du dich vorbereitest und weißt, was Du im Gespräch erreichen willst.

Die Aufräum-Ordnungs-Minuten

Diesen Tipp kannst Du immer mal wieder eine oder zwei Wochen lang und kontinuierlich jede Woche freitags umsetzen. Nutze die letzten 15 Minuten deines Arbeitstages um Ordnung zu schaffen. Nimm´ Dir dafür jeden Tag bzw. jeden Freitag einen Bereich vor. Je nachdem, was bei dir anfällt, können dies deine Aufgaben sein:
- räume deinen Schreibtisch gründlich auf
-prüfe deine E-mails und lösche sie, wenn sie nicht mehr relevant sind bzw. ordne sie thematisch (z. B. nach Kundenaufträgen, Weiterbildungen, Bestellungen, Steuerberaterin, VA etc.)
- prüfe, welche Dokumente Du noch brauchst und lösche bzw. ordne sie
- prüfe, welche Software Du noch benötigst und ob sie noch aktuell ist
-sortiere deine Zeitschriften und andere Printmedien: schneide ggf. interessante Artikel aus und ordne sie thematisch in Ordner oder scanne sie ein; prüfe auch einmal jährlich, welche Zeitschriften noch relevant für Dich sind
- kontrolliere deine Büromaterialien (verwendbar, abgelaufen, in ausreichender Menge vorhanden) , deine Hardware, Büromöbel etc.
- prüfe ein- oder zweimal jährlich deine Kontakte: Welche sind noch relevant? Welche können Dir auch in Zukunft nützlich sein?
Ganz motivierte können alle Aufgaben natürlich auch an einem Tag erledigen. Für alle anderen gilt: ein Tag ist einer Aufgabe gewidmet.

Das „Arbeitstag abschließen“-Ritual

Wie schließt Du deinen Arbeitstag ab? Vom Büro bzw. deiner Arbeitsstätte nach Hause zu pendeln, ist zwar stressig, schafft aber einen bewußten Übergang von Arbeit zu Privatleben. Im Home-Office ist das schon schwieriger.
Da hilft ein bewußtes, immer wieder gleiches Ritual:
1. Schließe die Bürotür oder räume deine Arbeitsmaterialien in einen geschlossenen Schrank. Wenn Du immer wieder auf deinen Arbeitsplatz schaust, kommen schnell die Gedanken, dass Du noch mal eben etwas machen könntest.
2. Führe eine bewußte Handlung durch: Trinke eine Tasse Kaffee oder Tee und iß ein Stück Obst oder einen Keks, meditiere, mache einen Spaziergang oder Yoga, lies ein paar Seiten in einem Buch, höre ein oder zwei Lieder an… Wichtig ist es, dass Du immer das gleiche machst und dass es etwas angenehmes ist. Schaffe einen bewußten Übergang. Wenn Du eigentlich gar keine Zeit hast, dann öffne ein Fenster und atme. Höre auf die Geräusche draußen. Lass´ deine Gedanken fließen und gönne Dir eine Mini-Meditation, bevor Du dich in ein stressiges Privatleben stürzt.

Welche täglichen oder wöchentlichen Aufgaben sind für Dich wichtig? Was bringt Struktur und Ordnung in deinen Arbeitsalltag?