5 Stunden verschwenden deutsche Angestellte pro Woche für doppelt erledigte Arbeiten (duplicate work). Das ist das Ergebnis einer Studie des Software-Unternehmens Asana (https://www.businessinsider.de/produktivitaet-im-job-damit-verschwenden-deutsche-zeit-bei-arbeit-2019-10), bei der etwas mehr als 10.000 Angestellte aus mehreren Ländern befragt wurden, die mindestens 50 Prozent ihrer Arbeitszeit an einem Arbeitscomputer verbringen. Unter duplicate work fallen z. B. doppelt erstellte Zeitpläne, doppelte Briefings oder die Recherche von Informationen, die bereits ein Kollege zusammengesucht hat.
Viel Zeit ginge auch für „Arbeit durch Arbeit“ verloren, also für Arbeit, die vor oder zusätzlich zur eigentlich Aufgabe anfallen: an Meetings teilnehmen, nach Informationen oder Dokumenten recherchieren oder Nachrichten beantworten. Hier passieren die meisten Doppelungen, weil oft zwei Kollegen das Gleiche machen.
Das hätte zwei Ursachen:
--> Prozesse in einem Unternehmen sind oft ineffizient
--> Zuständigkeiten sind unklar
Meine Erfahrungen/ Erkenntnisse:
Prozesse sind oft „historisch“ gewachsen. Nur selten wird darüber nachgedacht, ob ein Prozess, so wie er ist, Sinn macht. (Es sei denn es wurde eine Zertifizierung nach ISO 9001 durchgeführt.) Manchmal schleichen sich Ungenauigkeiten und Fehler ein. In einem „Onboarding-Prozess“ wird eine Aufgabe dem neuen Mitarbeiter nur grob beigebracht oder man macht das halt so, weil man es immer so gemacht hat. Historisch gewachsen halt. Dabei sind Ungenauigkeiten und Fehler nicht das einzige Problem. Arbeitsprozesse müssen auch neuen Gegebenheiten (gesetzliche Anforderungen, neue Produkte und Anforderungen, Gepflogenheiten (E-mail statt Brief)) angepasst werden.
- Erstelle von jedem Arbeitsprozess ein Ablaufdiagramm:
Vorgehen: Fertige unbedingt eine schriftliche Skizze an. So hast du den Überblick über den ganzen Prozess.
Beteiligte: Nicht der Vorgesetzte fertigt die Skizze an, so wie er meint, dass der Arbeitsprozess ist, sondern die betroffenen Mitarbeiter erzählen, wie der Arbeitsprozess tatsächlich durchgeführt wird.
Elemente: In der Skizze wird erfasst: alle betroffenen Mitarbeiter; Informationen und Produkte, die in den Prozess einfließen bzw. ihn verlassen und alle eizelnen Prozessschritte, ihre Verzweigungen und Abhängigkeiten von Entscheidungen, Informationen und Produkten.