Deine To-Do-Liste ist gefüllt mit vielen Aufgaben und am Ende des Tages hast Du nicht alles geschafft, was Du dir vorgenommen hast? Dann setze die folgenden drei Tipps um, um einen Überblick über deine täglich verfügbare Zeit zu erhalten:
1. Weißt du, wie lange du für welche Aufgabe brauchst? Notiere dir in den nächsten Wochen wie lange du für welche Aufgabe brauchst. Klingt erst einmal spießig und macht auch nicht unbedingt Spaß. Es ist aber wichtig für deine Planung. Nur wenn du weißt, wie viel Zeit du benötigst, kannst du auch planen, wie viel du an einem Tag erledigen kannst. Wenn du Aufgaben erledigen möchtest, für die es kein festes Ende gibt (z. B. Recherche, Ideen sammeln), dann lege selbst fest, wie viel Zeit du dafür heute aufwenden kannst und möchtest.
2. Nutze die 60 %-Regel: Plane nur für ca. 60 % deines Tages Aufgaben ein. Die übrig bleibenden 40 % sind für Unvorhergesehenes und Dringendes.
3. Lerne Nein zu sagen! Wirst du oft von Anrufen unterbrochen oder schaust du bei jedem Ton auf dein Handy oder deinen PC? Die Welt geht nicht unter, wenn du eine Stunde nicht erreichbar bist oder nicht gleich auf eine E-mail antwortest. Kannst du dir eine absolute Funkstille nicht vorstellen und ein Kunde will unbedingt etwas wichtiges besprechen, dann biete ihm einen Gesprächstermin am gleichen oder nächsten Tag an. So wirst du nicht lange von deiner aktuellen Tätigkeit abgelenkt. Eine zu lange Ablenkung führt dazu, dass du dich erst wieder in deine aktuelle Tätigkeit „reindenken“ musst, insbesondere wenn sie kreativ, strategisch oder anspruchsvoll ist.
Natürlich gibt es noch viele weitere Tipps für ein besseres Zeitmanagement. Bei jeder Veränderung empfehle ich allerdings den Fokus lieber auf einige wenige Umstellungen zu legen und sich nicht im Chaos aller Tricks zu verzetteln.